Het maken van een draaiboek.  Lees hieronder verder hoe dat gaat. Beste websitebezoeker,. Voordat u de hieronder staande tips leest, is het voor u wellicht zinvol om te weten dat via onze website al vele honderden bezoekers kennis konden vergaren over "het maken van een draaiboek".
Profiteer van onze ervaring. Wij bieden u graag onze hulp en ondersteuning aan, en niet alleen voor het draaiboek. Want als het draaiboek klaar is, begint de organisatie pas echt.En ook dan kunnen wij u in raad en daad bijstaan bij de organisatie van uw evenement. Ook daarvoor bent u bij Organisatieburo Crapels - Crapels aan het goede adres. U mag deze site kopiëren maar pas op, elk draaiboek is anders en heeft derhalve een andere aanpak nodig. Zoals u waarschijnlijk weet zijn er diverse soorten draaiboeken.
Zo zijn er b.v. speciale draaiboeken over "het opzetten- en bedrijven van een zaak", een organisatie m.b.t. overheden, een wandel - sportorganisatie, jaarprogramma's, of een klein- of groot evenement. Het zijn in principe allemaal samenstellingen van gegevens die worden verwerkt in een totaaloverzicht over wie-wat-waar doet en waar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden komen te liggen. 
.
De daadwerkelijke uitwerkingen daarvan kunnen vervolgens via de gegevens en richtlijnen van het draaiboek worden uitgewerkt en afgehandeld. Het vergaren van die zeer waardevolle gegevens zijn derhalve belangrijk, zodat u niet tot onnodige voldongen feiten komt te staan tijdens uw uitwerkingen van "een niet volledig genoeg" draaiboek. Onze ervaringen met evenementen en "ongeregeldheden en/of rampen" staan hieronder beschreven en geven u de mogelijkheid om geheel of deels gebruik te maken van onze kennis en ervaringen op velerlei gebied. We kunnen u derhalve beter goed informeren dan halve waarheden vertellen.
Daarom onze stelling: "Het maken van een draaiboek is niet zo eenvoudig als het lijkt". . Scroll naar beneden om meer te lezen over het samenstellen van een draaiboek.
.zie
Het bovenstaande plaatje is een voorbeeld van een draaiboek - kaft.Presenteer geen A4 kladje, maak er dan ook iets moois van.rWat moet u doen om te starten met een draaiboek? Veelal wordt naar/aan bekenden in de omgeving gezocht en gevraagd hoe dit functioneert. Dit vergt nogal wat werk, dus is het veel eenvoudiger om een bestaand draaiboek te kopiëren.. Helaas, dat gaat/mag niet om verschillende redenen. 
Enerzijds ligt er op een bestaand draaiboek meestal een verbod om te kopiëren, anderzijds is elk evenement anders. Het is groter of kleiner, het is een binnen- of buitenevenement, er zijn draaiboeken met diverse thema' s enzovoort. Wat voor het ene evenement een geweldig draaiboek is, zou voor een ander evenement wel eens helemaal verkeerd kunnen zijn. Ook afspraken met overheden-politie-brandweer-hulpdiensten verschillen nog wel eens per evenement en per stad/dorp. Het kopiëren van deze pagina is dus niet voldoende om zeker te zijn van enig succes..Een draaiboek maak je dus zélf met beschikbare gegevens van en over het evenement. Er kunnen zelfs deeldraaiboeken gemaakt worden voor specifieke participanten.Gebruik het draaiboek als leidraad voor de start, het overleg, de beslissingen en de evaluatie. Kortom, overleg met de organisatie van het te houden evenement over: Hoe, wie, wat en waar? Wat moet globaal in een goed evenement-draaiboek voorkomen:.
.Opvragen van GSM- en datagegevens van alle deelnemers.GSM - en datagegevens van alle bestuursleden en werkgroepleden.GSM- en datagegevens van alle overige directe participanten zoals o.a.:gemeenteambtenaren, politie, brandweer, geneeskundige dienst, bedrijven.  .Let op: deze gegevens zijn wel privacy gevoelig.(Tips om dit te regelen: neemt u gerust contact met ons op)..Tekeningen met aanvullende administratieve gegevens zoals: de plek van brandputten, lichtmasten,verkeersborden, in- uitritten verkeer, parkeerplaatsen, plaatsing van bijvoorbeeld kramen, cateringplaatsen, bakplaatsen, politie-unit, communicatie-units, toiletten, hulpverleners, hekkenbewaarders of de zogenaamde evenementenbegeleiders.
Eveneens veiligheid en bewaking,afzettingen, bereikbaarheid en parking, vergunningen en verzekeringen.
.
.Data en tijden van alle werkzaamheden, vóór, tijdens en ná het evenement.Communicatie intern en extern (hoe en met welke systemen wordt gewerkt).Reclame via borden, display's, affiches, advertenties in media en/of t.v.. Evalueer, zo snel mogelijk na het evenement (alles zit nog vers in het geheugen)..
Verwerk de praktijkgegevens in een nieuw te vervaardigen draaiboek en zorg voor aanpassingen. 
.Laat contacten/vergaderingen met overheden en bedrijven altijd notuleren.Vraag naar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden..Onderzoek de mogelijkheden voor het aanvragen van subsidie(s).Geef aan wat de aard van het evenement is en voor welke doelgroep(en) het bestemd is..Zorg dat er voor- tijdens- en ná het evenement aanspreekpersonen zijn.Duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is (intern en extern). Geef deze mensen ook beslissingsmogelijkheden bij acute problemen. Zorg voor een beslissingsbevoegde "dagverantwoordelijke" of evenement-coördinator(intern als extern). .
Vraag eventuele andere draaiboeken op van bijvoorbeeld politie, brandweer, zoals ook de hulpdiensten om je eigen draaiboek te verbeteren en te controleren op eventuele onvolkomenheden..
.Praktijkervaring is bij het organiseren van een evenement, heel belangrijk, U hebt meer inzicht in het totaalbeeld en kan dan in een vroeg stadium heel snel, grote- of kleine foutjes signaleren. Maak een tweede plan (plan B) waarin rekening is gehouden met gevaarlijke situaties en mogelijke te voorziene onvolkomenheden. Komt dit dan daadwerkelijk voor dan kunt u hier onmiddellijk op inspelen en het tweede plan benutten. 
.
Zorg altijd voor 'rugdekking' (juridisch advies)..Bij problemen/ongelukken tijdens het evenement wordt al snel gezocht naar de zwakste schakel. De participanten, overheden en semi-overheden nemen daar liever geen verantwoordelijkheden over. Als organisatie moet je dan een lange adem hebben om onder vaak immense druk, voet bij stuk te houden.. Daarom is het noodzakelijk dat vooral de organisatie van het evenement vrij is van claims van overheden, bedrijven en particulieren..
.. Verder belangrijk om te weten:.
.Er zijn tegenwoordig veel evenementen, braderieën, straat-, strand- en stadion-feesten. Politie, brandweer, gemeenten en hulpdiensten kunnen de aanvragen bijna niet meer aan. .Wellicht moet men zich in de toekomst gaan afvragen of de allerlei geplande activiteiten in een regio of stad in een bepaalde tijdsperiode nog wel daadwerkelijk haalbaar en zinvol zijn. .Regio's en/of grote plaatsen willen allemaal (helaas dezelfde) nieuwe en bijzondere evenementen. De concurrentiedrift tussen organisaties en gemeenten is zelfs extravagant. 
Het snel willen scoren begint meestal met: "Dat moeten wij ook hebben"..
Helaas worden vaak goedlopende en succesvolle originele evenementen, opnieuw gekopieerd, waardoor veel evenementen op elkaar gaan lijken. Men geeft het evenement gewoon een andere naam en daarmee denkt de betreffende organisatie ( gemeente) , origineel te zijn. Het direct of indirect beconcurreren van elkaar is derhalve niet netjes en ongepast. Een zichzelf respecterend gemeentebestuur zou hiervoor geen vergunningen moeten verstrekken. Het zou verstandiger zijn, om meer met andere steden samen te gaan werken en elkaar niet te gaan tegenwerken.  Deze goedkope werkwijze (het pikken/kopiëren van een evenement elders) kan ook schadelijk zijn voor de bezoekersaantallen van het originele evenement. Met andere woorden: kan men met een dergelijk "Pik" systeem elders directe schade veroorzaken, maar kan men voor zichzelf ook problemen verwachten.
Nog erger wordt het als men vóór- of ná een bestaand feest, één of meerdere dag(en) gaat aanplakken. Zo ontstaat b.v.: derde Kerstdag, derde Paasdag of nóg meer dagen vóór en ná Carnaval enz. Een bestaand evenement veranderen met méér dagen kan mogelijk schadelijke gevolgen veroorzaken op de rest van het "originele" bestaande feest. Te denken valt dan aan: onmin (uiteindelijk) over het totaalevenement. Ontevredenheid van bewoners (opnieuw en weer troep en rommel in hun straat of plein, parkeerproblemen, onrust e.d.) Gevolgen kunnen dan zijn: vermindering van bezoekersaantallen. Kortom: Aan vastgestelde data kan men beter niet tornen. Kies daarom voor een specifiek op uw stad of op uw regio afgestemd evenement. Bovendien wordt een degelijk evenement vaak via de Provincie aanzienlijk gesubsidieerd.Betrek elementen zoals de historie van uw stad of van uw regio. Wellicht zijn er speciale gebouwen, plaatsen of pleinen waar iets kan plaatsvinden dat karakteristiek is voor uw regio. 
Betrek ook verenigingen bij de organisatie van zeer speciale evenementen. Bij goedlopende exclusieve evenementen moet extra aandacht gegeven worden aan de veiligheid in verband met grote bezoekersaantallen.  Zorg ervoor dat uw exclusief evenement ook exclusief is met betrekking tot de activiteiten. Zorg voor een grote variatie van artiesten, bands, attracties enz. Bij diversiteit/exclusiviteit van artiesten en bands is het eender. Let er in ieder geval op: dat het niet overal hetzelfde "feestje van 13 in een dozijn" wordt. NOG MEER EVENEMENTEN IN DE STAD. .
Verschillende gemeentebesturen willen nog méér activiteiten/ evenementen in hun stad. Een soort wekelijkse verkoop, kijk en gebruik -dag(en).Dat kan, mits de bevolking van de stad dit tolereert. Denkt de organisatie en opdrachtgever (overheid) ook aan burgers?
Zijn pleinen en feestlocaties zo ingericht dat er geen overlast is? Omwonenden zijn er niet blij mee als er elke week of maand een evenement plaatsvindt.Parkeerplaatsen vol, geluidsoverlast, vreemd gedrag van bezoekers, afval op straat enz. 
Bedenkt dat deze burgers ook rustig willen wonen, tenzij deze burgers juist naar deze drukke plaatsen zijn verhuisd omwille van de evenementen. Nieuwe aangewezen "Evenementenlocaties" kunnen derhalve een probleem zijn/worden omdat de omwonenden destijds naar een meer rustige omgeving hebben gezocht.Probeer bewoners derhalve tot vriend te behouden. Zijn er veel evenementen in een stad, zorg dan voor spreiding. Maak desnoods voor grote evenementen nieuwe evenementen-terreinen met voorzieningen zoals die ook vaak bij sportparken gerealiseerd worden. Zo voorkom je problemen die je als organisator en eigenaar (overheid) niet wilt..Evenementen-terreinen moeten uiteraard vrij zijn van obstakels. Zijn er wel obstakels dan moeten deze elke keer worden verwijderd en daar zijn kunnen hoge kosten aan verbonden zijn. Tijdens het ontwerp van evenemententerreinen dienen architecten, projectleiders,ontwerpers e.d. rekening te houden met de gebruikers/participanten..
Bespreek eerst samen wat men wil. Hoe groot moet het terrein zijn? Hoeveel bezoekers verwacht men? Denk aan de dan voorkomende verkeerssituaties - calamiteitenroutes.Ondergrond b.v. zand, half-verharding of het geheel te verharden met steenmateriaal of asfalt, (afhankelijk van het evenement). Waar komen kabels/leidingen voor elektra en water (aftappunten). Denk aan een goede afwatering. Maak al enkele schetsjes hoe het een en ander kan worden ingevuld voor de desbetreffende evenementen.
en begin dán pas met een ontwerp.. 
.
Veiligheid staat altijd voorop, voor elk evenement. Zelfs voor elk klein feestje.Weet waaraan je begint, denk goed na, overleg met deskundigen en laat je adviseren..Mega-evenementen zijn thans "in". Wilt u een dergelijk evenement organiseren, let dan op voldoende in-uitgangen, zorg ook voor meerdere goed bereikbare paden en wegen voor de ondersteunende diensten indien er iets fout zou gaan. Zet meer hulpverleners in dan normaliter staat beschreven (E.H.B.O., ambulance, desnoods helicopter e.d.). De oppervlakte waarop het evenement wordt gehouden maar voor maximaal 75% gebruiken met mensenmassa, tenten, verzorgingswagens, food, drank etc.. Zorg dat de bezoekers altijd voldoende plaats hebben en zich niet vastlopen. Denk aan vaste rasters en muren, maak hierin diverse openingen indien dit mogelijk is. Is het terrein geheel omringd met vaste stevige rasters of muren, dan is het terrein niet geschikt voor zo'n evenement. Altijd deskundigen inschakelen, nooit afwachten en nooit draaiboeken van andere evenementen kopiëren omdat elk evenement anders is qua grootte, doel, thema, plaats en bereikbaarheid, of zijn er andere inzichten m.b.t. ambtenaren (vergunningverleners) B.&.W., politie, brandweer en organisaties. Zijn er toch nog vragen of problemen, mail of bel dan (zie contact opnemen)...Veiligheidsmaatregelen zijn niet voor niets bedacht en ontworpen, of het nu gaat om brandveiligheid, verkeersveiligheid of bescherming voor de bezoeker(s) zelf. Bijvoorbeeld: het gebruik van plastic bier-bekers in plaats van glas kan een besluit van B&W zijn om menselijk letsel te voorkomen tijdens ongeregeldheden. Geleerd van de voorgaande jaren waarin dit wel plaatsvond zijn de beslissingen dan snel gemaakt. Denk eveneens aan de glasscherven op openbare- en particuliere terreinen of strandfeesten. Deze kunnen ook zeer gevaarlijk zijn. 
.
Na deze opsomming van mogelijkheden en adviezen zal het u duidelijk zijn dat een draaiboek maken moeilijker is dan het lijkt. Dus eventjes een draaiboek.... Nee, dat gaat helaas niet.Ons buro wil graag met u in goed overleg een voor u geschikt draaiboek samenstellen. Een draaiboek dat geheel aansluit op uw specifieke wensen. U hoeft niet zelf het wiel nog eens uit te vinden. Daarom krijgt u van ons geen kant en klaar overzicht of een checklist om af te strepen.Dit is juist het gevaarlijke van dergelijke simpele voorbeelden.U wilt toch ook een mooi en geweldig evenement. Heel veel kunt u zelf doen, als u zich aan de gegevens houdt welke hierboven zijn beschreven dat bent u al een heel eind op weg.
  .
Neem contact met ons op, of vertel ons hoe uw evenement is verlopen. Met vriendeljke groet, Wim Crapels
Zie contact opnemen in de linker kolom
.Jan Peukensweg 11 6343 PR Klimmen Weustenrade 045-5753776 06-22468873
|