Draaiboek maken

Draaiboek Maken

Het maken van een draaiboek

en wat moet u allemaal zou moeten weten

 

Stel: U wilt een draaiboek maken.
 
Voor een klein, een middelgroot of een heel groot evenement.
Let op: een draaiboek is geen kopieblaadje van een ander evenement.
De organisator moet zélf weten waar hij/zij mee bezig is.
Vragen en onderzoeken, regels en wetten nagaan.
 Contacten met overheden, vergunningen aanvragen etc.
 
Het is nimmer een afstreepblaadje, het controleren van hetgeen is verricht.
De kern van een draaiboek is: weten, wie - wat - wanneer iets moet worden uitgevoerd.
Dus ook de contacten met gemeente, brandweer, politie e.a. indien de gemeente dit eist.
Of er is een evenementencommissie waarbij alle belangrijke participanten aanwezig zijn.
Tijdens deze gesprekken wordt eveneens weer gesproken over: wie, wat, waar en wanneer.
 
Dus, een hele klus. Wetende dat de financiën daarbij ook nog een belangrijke rol spelen.
Is het een buiten of een binnenevenement?
Het "Hollendse" weer kan daarbij uw vriend of vijand worden.
Kortom, het is niet zo gemakkelijk dan het lijkt.
 
   
 
U mag deze site kopiëren maar pas op, elk draaiboek is anders en heeft derhalve een
andere aanpak nodig. Zoals u waarschijnlijk weet zijn er diverse soorten draaiboeken.
Zo zijn er b.v. speciale draaiboeken over "het opzetten- en bedrijven van een zaak",
een organisatie m.b.t. overheden, een wandel - sportorganisatie, jaarprogramma's,
of een klein- of groot evenement.
 
Het zijn in principe allemaal samenstellingen van gegevens die worden verwerkt
in een totaaloverzicht over wie-wat-waar doet en waar
verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden komen te liggen.
 
 
.
De daadwerkelijke uitwerkingen daarvan kunnen vervolgens via de gegevens en
richtlijnen van het draaiboek worden uitgewerkt en afgehandeld. Het vergaren van die
zeer waardevolle gegevens zijn derhalve belangrijk, zodat u niet tot onnodige voldongen
feiten komt te staan tijdens uw uitwerkingen van "een niet volledig genoeg" draaiboek.
 
Onze ervaringen met evenementen en "ongeregeldheden en/of rampen"
staan hieronder beschreven en geven u de mogelijkheid
om geheel of deels gebruik te maken van onze kennis en
ervaringen op velerlei gebied.
 
We kunnen u derhalve beter goed informeren
dan halve waarheden vertellen.
 
Daarom onze stelling:
 
"Het maken van een draaiboek is niet zo
eenvoudig als het lijkt".
.
Scroll naar beneden om meer te lezen over het samenstellen van een draaiboek. 
 
 
zieVoorblad Braderie Hoensbroek 2013

Het bovenstaande plaatje is een voorbeeld van een draaiboek - kaft.
Presenteer geen A4 kladje, maak er dan ook iets moois van. 
 
Wat moet u doen
om te starten met een draaiboek?
 
Veelal wordt naar/aan bekenden in de omgeving gezocht en gevraagd hoe dit functioneert.
Dit vergt nogal wat werk, dus gaat het veel eenvoudiger en sneller om een
bestaand draaiboek
te kopiëren..
 
 
Helaas, dat gaat/mag niet om verschillende redenen.
tn an10ganzeveer op papier
 
Enerzijds ligt er op een bestaand draaiboek meestal een verbod om te kopiëren,
anderzijds is elk evenement anders. Het is groter of kleiner,
het is een binnen- of buitenevenement, er zijn draaiboeken met diverse thema' s enzovoort.
Wat voor het ene evenement een geweldig draaiboek is,
zou voor een ander evenement wel eens helemaal verkeerd kunnen zijn.
 
Ook afspraken en inzichten met overheden-politie-brandweer-hulpdiensten
verschillen nog wel eens per evenement en per stad/dorp.
 
Het kopiëren van deze pagina is dus niet voldoende om zeker te zijn van enig succes. .
Een draaiboek maak je dus zélf met beschikbare gegevens van en over het evenement.
Er kunnen zelfs deeldraaiboeken gemaakt worden voor specifieke participanten.
Gebruik het draaiboek als leidraad voor de start,
het overleg, de beslissingen en de evaluatie.
 
Kortom, overleg met de organisatie van het te houden evenement over:
 
Hoe, wie, wat en waar?
  
Wat moet globaal in een goed evenement-draaiboek voorkomen:
.
 Opvragen van GSM- en datagegevens van alle deelnemers.
GSM - en datagegevens van alle bestuursleden en werkgroepleden.
GSM- en datagegevens van alle overige directe participanten zoals o.a.:
gemeenteambtenaren, politie, brandweer, geneeskundige dienst, bedrijven.
 
Kortom: iedereen die u vóór, tijdens en na het evenement belangrijk is.
 
 
embleem brandweerembleem politielogo EHBO
.
 
Let op: deze (GSM) gegevens zijn wel privacy gevoelig.
 
(Tips om dit te regelen: neemt u gerust contact met ons op).
 
Wat is er nog meer nodig?
.
Tekeningen met aanvullende administratieve gegevens zoals:
de plek van brandputten, lichtmasten,verkeersborden, in- uitritten verkeer,
parkeerplaatsen, plaatsing van bijvoorbeeld kramen,
cateringplaatsen, bakplaatsen, politie-unit, communicatie-units, toiletten,
hulpverleners, hekkenbewaarders of de zogenaamde evenementenbegeleiders.
 
Eveneens veiligheid en bewaking,afzettingen, bereikbaarheid en parking, vergunningen
en verzekeringen.
.
Data en tijden van alle werkzaamheden, vóór, tijdens en ná het evenement.
Communicatie intern en extern (hoe en met welke systemen wordt gewerkt).
Reclame via borden, display's, affiches, advertenties in media en/of t.v.

Verwerk de (eventuele oude ) praktijkgegevens in een nieuw te vervaardigen draaiboek
en zorg voor aanpassingen (voor een volgend jaar.
 
tn an1achter computer zittende
Evalueer, zo snel mogelijk na het evenement (alles zit nog vers in het geheugen).
 
Heel belangrijk:
 
 
Laat contacten/vergaderingen met overheden en bedrijven altijd notuleren.
Vraag naar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden.
Onderzoek de mogelijkheden voor het aanvragen van subsidie(s).
Geef aan wat de aard van het evenement is en voor welke doelgroep(en) het bestemd is.
Zorg dat er voor- tijdens- en ná het evenement aanspreekpersonen zijn.
Duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is (intern en extern).
Geef deze mensen ook beslissingsmogelijkheden bij acute problemen.
Zorg voor een beslissingsbevoegde "dagverantwoordelijke"
of evenement-coördinator
(intern als extern).
.
Vraag eventuele andere draaiboeken op van bijvoorbeeld politie, brandweer,
zoals ook de hulpdiensten om je eigen draaiboek te verbeteren en te controleren
op eventuele onvolkomenheden.
.
 Praktijkervaring is bij het organiseren van een evenement, heel belangrijk,
U hebt meer inzicht in het totaalbeeld en kan dan in een vroeg stadium
heel snel, grote- of kleine foutjes signaleren.
 
 
 tn an11geluidsverschuivingen
 
Maak een tweede plan (plan B) waarin rekening is gehouden met
gevaarlijke situaties en mogelijke onvoorziene onvolkomenheden.
Komt dit dan daadwerkelijk voor dan kunt u hier onmiddellijk op inspelen
en het tweede plan benutten.
 
tn an11zandloper
 
Zorg altijd voor 'rugdekking' (juridisch advies).
Bij problemen/ongelukken tijdens het evenement wordt al snel gezocht
naar de zwakste schakel.
 
De participanten, overheden en semi-overheden nemen daar liever geen
verantwoordelijkheden m.b.t het gehouden evenement.
Als organisatie moet je dan een lange adem hebben om
onder vaak immense druk, voet bij stuk te houden.
.
Daarom is het noodzakelijk dat vooral de organisatie van het evenement vrij is van
claims van overheden, bedrijven en particulieren.
 Verder belangrijk om te weten:
.
Er zijn tegenwoordig veel evenementen,
braderieën, straat-, strand- en stadion-feesten.
Politie, brandweer, gemeenten en hulpdiensten
kunnen de aanvragen bijna niet meer aan.
 Wellicht moet men zich in de toekomst gaan afvragen
of de allerlei geplande activiteiten
in een regio of stad in een bepaalde tijdsperiode nog wel daadwerkelijk-
 
haalbaar en zinvol zijn.
.
Regio's en/of gemeenten willen veelal (helaas dezelfde)
elders goed functionerende evenementen. 
 
De concurrentiedrift tussen gemeenten is zelfs extravagant.
 
meeste evenementen
 
 
Het snel willen scoren begint meestal met:
 
"Dat moeten wij ook hebben".
.
Helaas worden vaak goedlopende en succesvolle originele evenementen,
opnieuw gekopieerd, waardoor veel evenementen op elkaar gaan lijken.
 
Men geeft het evenement gewoon een andere naam en daarmee denkt
de betreffende organisatie ( gemeente), origineel te zijn.
 
Het direct of indirect beconcurreren van elkaar is derhalve niet netjes en ongepast.
Een zichzelf respecterend gemeentebestuur zou dit eigenlijk niet moeten doen.
  Het zou verstandiger zijn, om méér met andere steden
 
samen te werken en elkaar niet tegen te werken.  
 
Deze goedkope werkwijze (het pikken/kopiëren van een evenement elders)
kan ook schadelijk zijn voor de bezoekersaantallen van het originele evenement.
 
Met andere woorden: kan men met een dergelijk "Pik" systeem
elders directe schade veroorzaken, maar kan men voor zichzelf
ook problemen verwachten.
Nog erger wordt het als men vóór- of ná een bestaand feest,
één of meerdere dag(en) gaat aanplakken.
Zo ontstaat b.v.: derde Kerstdag, derde Paasdag
of nóg meer dagen vóór en ná Carnaval.
 
 carnaval
 
Een voorbeeld: de start van het carnavalseizoen te vervroegen,
dus niet: 11-11-2013 maar 10-11-2013.
Alleen maar om de eerste en zomogelijk succesvol te zijn. 
Artiesten zijn dan vrij en kunnen makkelijker geboekt worden.
Met T.V. opnamen en om meer aandacht en om meer toeschouwers te krijgen.
 
Een nieuwe trent zijn de Oktoberfeesten in gemeenten.
(Wij moeten dat ook hebben)
Allemaal in een zelfde tijdsbestek.
Altijd dezelfde artiesten.
Weer een evenent erbij! 
 
Een bestaand evenement veranderen met méér dagen kan mogelijk
schadelijke gevolgen veroorzaken op de rest van de "originele"
bestaande feesten elders. Minder bezoekersaantallen
artiesten die niet komen, met minder inkomsten.
 
Te denken valt dan ook aan: onmin (uiteindelijk) over het totaalevenement.
Ontevredenheid van bewoners,
(opnieuw en weer troep en rommel in hun straat of plein, parkeerproblemen, onrust e.d.
kunnen de bewoners hun auto kwijt of moeten ze deze aan de rand van de stad parkeren met alle gevolgen vandien?)
 
Kortom: Aan vastgestelde data kan men beter niet tornen.
 
Kies daarom voor een specifiek op uw stad of op uw regio afgestemd evenement.
Bovendien wordt een degelijk evenement vaak via de Provincie aanzienlijk gesubsidieerd.
Betrek elementen zoals de historie van uw stad of van uw regio.
 
Wellicht zijn er speciale gebouwen, plaatsen of pleinen waar iets kan plaatsvinden
dat karakteristiek is voor uw regio.
 
 
Betrek ook verenigingen bij de organisatie van zeer speciale evenementen.
 
Bij goedlopende exclusieve evenementen moet extra aandacht gegeven
worden aan de veiligheid in verband met grote bezoekersaantallen.
 
 
Zorg ervoor dat uw exclusief evenement ook exclusief
is met betrekking tot de activiteiten.
Zorg voor een grote variatie van artiesten, bands, attracties enz.
Bij diversiteit/exclusiviteit van artiesten en bands is het eender.
 
Let er in ieder geval op:
dat het niet overal hetzelfde
 
"feestje van 13 in een dozijn"
 
wordt.
 
NOG MEER EVENEMENTEN IN DE STAD. 
.
Verschillende gemeentebesturen willen nog méér activiteiten/ evenementen in hun stad.
Een soort wekelijkse verkoop, kijk en gebruik -dag(en).
 
Men loert op omliggende gemeenten waar op zaterdag of zondagen
geen evenementen zijn. Snel elkaar aftroeven en pikevenementen
starten.
 
Denkt de organisatie en opdrachtgever (overheid) ook aan burgers?
Zijn pleinen, parkeerplaatsen en feestlocaties zo ingericht dat er geen overlast is?
 
Omwonenden zijn er niet blij mee als er elke week of maand een evenement plaatsvindt.
Parkeerplaatsen vol, geluidsoverlast, vreemd gedrag van bezoekers, afval op straat enz.
 nee 0 
Bedenk dat deze burgers ook rustig willen wonen, tenzij deze burgers juist naar deze
drukke plaatsen zijn verhuisd omwille ván de evenementen.
 
 
 
Nieuwe aangewezen "Evenementenlocaties" kunnen derhalve een probleem
zijn/worden omdat de omwonenden destijds naar een meer rustige omgeving hebben gezocht.
Probeer bewoners derhalve tot vriend te behouden.
 
Zijn er veel evenementen in een stad, zorg dan in ieder geval voor goede spreiding.
Maak desnoods voor grote evenementen nieuwe evenementen-terreinen met voorzieningen
zoals die ook vaak bij sportparken gerealiseerd worden.
 
Zo voorkom je problemen die je als organisator en eigenaar (overheid) niet wilt.
Evenementen-terreinen moeten uiteraard-
 
vrij zijn van obstakels.
 
obstakels
 
Zijn er wel obstakels dan moeten deze elke keer worden verwijderd en daar zijn kunnen
hoge kosten aan verbonden zijn.
 
Tijdens het ontwerp van evenemententerreinen dienen "architecten", projectleiders,
ontwerpers e.d. rekening te houden met de gebruikers/participanten.
.
Bespreek eerst samen wát men wil.
 
Hoe groot moet het terrein zijn?
Hoeveel bezoekers verwacht men?
Denk aan de dan voorkomende verkeerssituaties - calamiteitenroutes.
Ondergrond b.v. zand, half-verharding of het geheel te verharden
met steenmateriaal of asfalt, (afhankelijk van het evenement).
Waar komen kabels/leidingen voor elektra en water (aftappunten).
Denk aan een goede afwatering.
 
Maak al enkele schetsjes hoe het een en ander kan worden ingevuld
voor de desbetreffende evenementen.
 
Begin dán pas met een ontwerp.
 
.
Veiligheid staat altijd voorop, voor elk evenement. Zelfs voor elk klein feestje.
Weet waaraan je begint, denk goed na, overleg met deskundigen en laat je adviseren.
.
Mega-evenementen zijn thans "in".
 
Wilt u een dergelijk evenement organiseren, let dan op voldoende in-uitgangen,
zorg ook voor meerdere goed bereikbare paden en wegen voor de
ondersteunende diensten indien er iets fout zou gaan.
Zet meer hulpverleners in dan normaliter staat beschreven
(E.H.B.O., ambulance, desnoods helicopter e.d.).
 
De oppervlakte waarop het evenement wordt gehouden maar voor
maximaal 75% gebruiken met mensenmassa,
 tenten, verzorgingswagens, food, drank etc.
Zorg dat de bezoekers altijd voldoende plaats hebben en zich niet vastlopen.
Denk aan vaste rasters en muren, maak hierin diverse openingen indien dit mogelijk is.
Is het terrein geheel omringd met vaste stevige rasters of muren,
waarin niet voldoende brede openingen aanwezig zijn,
dan is het terrein niet geschikt voor zo'n evenement.
 
Altijd deskundigen inschakelen, nooit afwachten en
nooit draaiboeken van andere evenementen kopiëren,
omdat elk evenement anders is qua grootte, doel, thema, plaats en bereikbaarheid,
of zijn er andere inzichten m.b.t. ambtenaren (vergunningverleners)
B.&.W., politie, brandweer en organisaties.
 
Zijn er toch nog vragen of problemen, mail of bel dan (zie contact opnemen). .
.
Veiligheidsmaatregelen zijn niet voor niets bedacht en ontworpen,
of het nu gaat om brandveiligheid, verkeersveiligheid
of bescherming voor de bezoeker(s) zelf.
 
Bijvoorbeeld: het gebruik van plastic bier-bekers in plaats van glas kan een besluit
van B&W zijn om menselijk letsel te voorkomen tijdens ongeregeldheden.
Geleerd van de voorgaande jaren waarin dit wel plaatsvond
zijn de beslissingen dan snel gemaakt.
Denk eveneens aan de glasscherven op openbare- en particuliere terreinen
of strandfeesten. Deze kunnen ook zeer gevaarlijk zijn.
 
.
Na deze opsomming van mogelijkheden en adviezen zal het u duidelijk zijn
dat een draaiboek maken moeilijker is dan het lijkt.
Dus eventjes een draaiboek.... Nee, dat gaat helaas niet.
 
Ons buro wil graag met u in goed overleg een voor u geschikt draaiboek samenstellen.
Een draaiboek dat geheel aansluit op uw specifieke wensen.
U hoeft niet zelf het wiel nog eens uit te vinden.
 
Daarom krijgt u van ons géén kant en klaar overzicht
of een checklist om af te strepen.
 
Dit is juist het gevaarlijke van dergelijke simpele voorbeelden.
U wilt toch ook een mooi en geweldig evenement.
Heel veel kunt u zelf doen, als u zich aan de gegevens houdt welke hierboven
zijn beschreven dan bent u al een heel eind op weg.
 
 
.
Neem contact met ons op,
of vertel ons hoe uw evenement is verlopen. 
 
het feest kan beginnen
 
 
Jan Peukensweg 11 6343 PR Klimmen Weustenrade 045-5753776 06-22468873